دستورالعمل نحوه تاسیس و فعالیت شعب ودفاتر نمایندگی تشکلهاي مردم نهاد
ماده یک :
درراستای توسعه فعالیت تشکلهای مردم نهاد و ارائه خدمات در سطح استانها و شهرها و روستاهای کشور و همچنين بهره‌مندي از ظرفيت‌هاي جامعه و تعامل باگروههاي هدف ، دستورالعمل نحوه تاسيس شعب ودفاتر نمايندگي تشکلهاي مردم نهاد به شرح زير ابلاغ مي گردد.
تشکلهای مردم نهاد که حداقل ۲ سال از تاریخ ثبت آنها سپری شده است ، درصورت داشتن طرح توجیهي و توانمندي مالي و اجرايي جهت توسعه فعاليت در استانها و شهرستانها ، مي توانند درخواست تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي را به مرجع صدور پروانه فعاليت ارائه کرده و براساس مقررات اين دستورالعمل ، موافقت نامه تاسيس شعبه يا دفترنمايندگي را ازهيات نظارت محل فعاليت(استانداري يا فرمانداري ذيربط) دريافت نمايند.
ماده ۲ :
محدوده فعالیت تشکلهای مردم نهاد اعم از ملی ، استانی و شهرستاني ، صرفا محدود به دفتر مرکزي ، طبق نشاني مندرج در اساسنامه مصوب مي باشد و ايجاد دفتر نمايندگي يا شعب و استقرار هرگونه تشکيلات و دفتر ، در خارج از محدوده مذکور ، مستلزم ارائه تقاضانامه كتبي به مرجع صدور پروانه فعاليت و اخذ موافقت نامه براساس مقررات اين دستورالعمل مي باشد .
تشکلهای مردم نهاد می توانند صرفا در محدوده فعالیت مندرج در اساسنامه مصوب یا پروانه فعاليت ، اقدام به تاسيس شعب و دفاتر نمايندگي نمايند .
تعاریف و مفاهیم :
ماده ۳ :
۱. تشکلهای مردم نهاد : شامل موسساتی هستند که به استناد تصویب نامه شماره ۲۷۸۶۲ /ت ۳۱۲۸۱ ه مورخ ۸/۵/۸۴ هیات وزیران ، داراي پروانه فعاليت بوده و به ثبت رسيده اند.
۲. مرجع صدور پروانه فعالیت : شامل هیات نظارت کشور ( وزارت کشور) ، هیات نظارت استان ( استانداریها) و هیات نظارت شهرستان (فرمانداریها) می باشد.
۳. تشکل مرکزی : تشکلهای مردم نهاد که اقدام به تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگي در زير مجموعه خود مي نمايد در اين دستورالعمل بعنوان "تشکل مرکزی" تلقی می شوند .
۴. تصویب نامه هیات وزیران : تصویب نامه شماره ۲۷۸۶۲ /ت ۳۱۲۸۱ ه مورخ ۸/۵/۸۴ هیات وزیران (آئین نامه اجرایی تاسیس و فعاليت سازمانهاي غيردولتي) .
۵. معرفینامه : شامل نامه ای است که از سوی مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی مبني بر موافقت و معرفي جهت تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي ، خطاب به استانداريها ويا فرمانداريها صادر مي شود .
۶. موافقت نامه تاسیس شبعه و دفتر نمایندگی (مجوزشعبه و دفتر نمایندگي) : موافقت نامه شامل مجوزی است که از سوی استانداریها و فرمانداریهاي سراسر کشور ، جهت تاسيس و آغاز فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي ، به شرح فرم پيوست اين دستورالعمل صادر مي گردد .
ماده ۴ : دفتر نمایندگی :
دفتر نمایندگی شامل نهادی است که به نمایندگي از يک تشکل، در يک محدوده جغرافيايي مشخص براساس شاخصهاي تقسيمات كشوري ، جهت انجام امور مشخص ايجاد مي شود و بعنوان وكيل يا كارگزار تشكل مركزي، عمل مي كند .
۱. تاسیس دفتر نمایندگی ، بنابه تصمیم هيات مديره تشکل مرکزي انجام مي شود .
۲. وظایف و اختیارات دفتر نمایندگی ، محدود به اموري است که به صورت کتبي از سوي تشکل اصلي ابلاغ مي شود .
۳. دفتر نمایندگی دارای ماهیت سياستگذاري و تصميم گيري نبوده و صرفا بعنوان يک نهاد اجرايي عمل مي کند . دفتر نمايندگي صرفا مجري طرحها و برنامه هاي ابلاغ شده از سوي هيات مديره تشکل مرکزي است .
۴. رئیس دفتر نمایندگی از سوی تشکل اصلي منصوب شده و شرح وظايف و اختيارات وي ، در حکم انتصابي قيد مي شود . عزل رئيس دفتر نمايندگي در حيطه اختيارات هيات مديره تشکل مرکزي است.
۵. رئیس دفتر نمایندگی ، گزارش عملکرد دفتر نمایندگي را به هيات مديره تشکل مرکزي ارائه مي کند و در مقابل هيات مديره پاسخگو خواهد بود .
۶. نظارت بر فعالیت و عملکرد مالی و اجرایی دفتر نمايندگي ، برعهده هيات مديره و بازرسين تشکل مرکزي است .
ماده ۵ : شعبه :
شعبه نهادی است که از تشکل مرکزی منفک شده و ارائه خدمات و اجرای اساسنامه تشكل در یك محدوده جغرافيايي مشخص براساس شاخصهاي تقسيمات كشوري را عهده دار مي شود . شعبه در چهارچوب اساسنامه مصوب تشكل مركزي ، مسئول اتخاذ تصميم و اجراي طرح و برنامه درمحدوده فعاليت شعبه خواهد بود .
۱. ایجاد شعبه مستلزم داشتن تعداد ۵۰ نفر عضو تشکل در یک محدوده جغرافیایي مشخص مي باشد که براي تاسيس شعبه اعلام آمادگي کرده و اقدامات مربوط به تشكيل شعبه را پيگيري مي نمايند.
۲. شعب توسط هیات مدیره و یا هیات اجرايي و بازرسيني که توسط اعضاي شعبه انتخاب مي شوند، اداره خواهد شد. هيات مديره بعنوان رکن اجرايي شعبه مي باشد و نظارت بر فعاليت شعب ، توسط بازرسيني که اعضاي شعبه انتخاب مي کنند اعمال مي شود.
۳. هیات مدیره و بازرسین شعب ،گزارش عملکرد خود را در مجمع عمومی ساليانه شعبه ،براي اعضاي همان شعبه ارائه مي دهند .
۴. هیات مدیره شعب می توانند برنامه های تشکل مرکزي را درمحدوده فعاليت شعبه به اجرا گذاشته و همچنين درچهارچوب اساسنامه ، راسا برنامه هايي را تصويب وبه اجرا درآورند .
۵. هیات مدیره و بازرسین شعب در مقابل مجمع عمومی تشکل مرکزي پاسخگو خواهند بود و موظف به اجراي مصوبات آن هستند .
ماده ۶ :
شعب تشکلهای مردم نهاد درارتباط با تشکل مرکزی بر ۲ نوع تقسیم بندی مي شوند :
· الف : شعبی که در مجامع عمومی تشکل مرکزی، دارای حق راي و حق انتخاب شدن مي باشند . دراينگونه تشکلها ، هركدام از شعب ، نمايندگاني را جهت شركت در مجامع عمومي تشكل مركزي معرفي مي نمايند.
· ب : شعبی که درمجامع عمومی تشکل مرکزی ، دارای حق راي نمي باشند .
نوع شعب باید دراساسنامه یا آئین نامه داخلی تشکل مرکزي معين شده و مقررات مربوط به نحوه تعامل و همکاري آنها با تشکل مركزي ، توسط هيات مديره تدوين و به تصويب مجمع عمومي تشكل مركزي برسد.
تبصره : تاسیس شعبه صرفا درخصوص تشکلهایی که دارای ساختار عضوپذير هستند ميسر مي باشد و تشکلهاي هيات امنايي صرفا مي توانند درخصوص تاسيس دفتر نمايندگي اقدام کنند.
ماده ۷ :
روند صدور موافقت نامه تاسیس و فعالیت شعب و دفتر نمایندگی :
برای تاسیس دفتر نمایندگی و شعبه ، هيات مديره تشکل مرکزي بايد اقدامات زير را انجام دهد :
۱. ارائه درخواست تاسیس شعبه یا دفتر نمایندگی توسط هيات مديره تشکل مرکزي به مرجع صدور پروانه فعاليت و اخذ معرفينامه براي استانداري يا فرمانداري محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي.
۲. ارائه مدارک مورد نیاز شامل تصویر پروانه فعالیت معتبر ، آگهی ثبت اسامي هيات مديره و بازرسين به تاريخ حداکثر ۲ سال اخير و طرح توجيهي درخصوص ضرورت تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي .
۳. تشکل های متقاضی باید به تکالیف خود در زمينه ارائه گزارش عملکرد مالي و اجرايي ساليانه و برگزاري مجامع عمومي ساليانه ، در طول ۲ سال اخير اقدام ، نموده باشند.
۴. درخصوص موسسات خیریه و حمایتی ، تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي ، مستلزم تعيين حسابرس رسمي مستقل، براي ارزيابي بر عملکردمالي و اجرايي تشکل خواهد بود.
ماده۸ :
پس از دریافت مدارک مذکور ، مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی موظف است حداكثر ظرف مدت ۱۰ روز، اتخاذ تصمیم نموده و در صورت موافقت ، نسبت به صدور معرفينامه به هيات نظارت ذيربط اقدام نمايد.
ماده ۹ :
هیات های نظارت استان و شهرستان(استانداریها و فرمانداریها) که محدوده فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي درآن واقع شده است ، موظف هستند حداکثر ظرف مدت يک ماه از تاريخ دريافت معرفينامه مرجع صدور پروانه فعاليت تشکل مركزي ، به درخواست متقاضيان رسيدگي نموده و درخصوص تشكيل پرونده و اخذ استعلامات اقدام نمايند.
اخذ موافقت هیات های مذکور برای تاسیس شعب و دفاتر نمايندگي کليه تشکل ها الزامي است و هيات هاي نظارت موظفند از ادامه فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي فاقد مجوز(فاقدموافقت نامه) ، جلوگيري بعمل آورند .
ماده ۱۰ :
برای تاسیس شعب و دفاتر نمایندگی استعلام صلاحيت "سیاسی و امنیتی" و "انتظامی و اخلاقی" و "دادگستری" بشرح زیر صورت می پذیرد . مراجع استعلام شونده موظف هستند حداکثر ظرف مدت یک ماه از تاريخ استعلام، پاسخ خود را اعلام نمايند ، عدم وصول پاسخ ظرف مدت يک ماه بمنزله موافقت تلقي مي شود :
- درخصوص دفاتر نمایندگی ، اخذ استعلامات صرفا در خصوص مسئول دفتر نمایندگی انجام مي شود .
- درخصوص شعب ، اخذ استعلامات در خصوص اعضای هیات مدیره ، مدیرعامل و بازرسين شعبه انجام مي شود .
ماده ۱۱ :
مدارک لازم برای تشکیل پرونده شعب و دفاتر نمایندگی به شرح زیر است :
· یک نسخه تصویر پروانه فعالیت تشکل مرکزی
· یک نسخه تصویر آگهی تاسیس و ثبت آخرين تغييرات تشکل مرکزي
· معرفینامه مرجع صدور پروانه فعالیت تشکل مرکزی
· مصوبه هیات مدیره تشکل مرکزی برای تاسيس شعبه يا دفتر نمايندگي
· تصویر شناسنامه ، کارت ملی و ۳ قطعه عکس مسئول دفتر نمایندگی يا هيات مديره و بازرسين شعب.
ماده ۱۲ :
پس از تاسیس شعبه و یا دفتر نمایندگی ، هيات مديره تشکل مرکزي موظف است ؛ مشخصات شعب و دفاتر نمايندگي را در اساسنامه تشکل قيد نموده و تغييرات اساسنامه را در "اداره ثبت شرکتها و موسسات غيرتجاري" به ثبت برساند.
ماده ۱۳ :
نظارت بر فعالیت و ارزیابی عملکرد شعب و دفاتر نمایندگي :
شعب و دفاتر نمایندگی موظف هستند گزارش عملکرد مالی و اجرایي ساليانه را به هيات نظارت صادر کننده موافقت نامه فعاليت ارائه نمايند . نظارت برفعاليت و ارزيابي عملکرد شعب و دفاتر نمایندگی تشکلهای مردم نهاد ، برعهده فرمانداری و استانداری صادرکننده موافقت نامه شعبه و دفتر نمایندگي مي باشد .
ماده ۱۴ :
درخصوص شعب و دفاتر نمایندگی "موسسات خیریه و حمایتی" که در خصوص جمع آوری کمک های مردمی فعالیت مي نمايند ، کليه منابع مالي حاصل از فعاليت ، در محل فعاليت شعبه و دفتر نمايندگي، هزينه خواهد شد.
عملکرد مالی اینگونه شعب و دفاترنمایندگی برحسب استانداردهاي حسابداري در دفاتر مالي ثبت مي شود و خدمات ارائه شده به گروه هدف مي بايست در دفاتر مخصوص ، ثبت و نگهداري شود.
ماده ۱۵ :
باعنایت به ماهیت غیرانتفاعی و غيرتجاري تشکلهاي مردم نهاد ، اخذ هرگونه وجه در ازاي واگذاري امتياز شعبه يا دفتر نمايندگي و همچنين انتقال هرگونه وجه از طريق شعب و دفاتر نمايندگي به تشکل اصلي ممنوع بوده و تخلف از اين ماده منجر به ابطال موافقت نامه فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي خواهد شد.
ماده ۱۶ :
دفاتر نمایندگی و شعب دارای اساسنامه مستقل نبوده و کلیه فعاليتهاي آنها مستند به اساسنامه تشکل اصلي (تشکل مرکزي) انجام مي شود .
ماده ۱۷ :
شعب و دفاتر نمایندگی تشکل ها ، نمی توانند در زیرمجموعه خود ، شعبه يا دفتر نمايندگي ايجاد کنند .
ماده ۱۸ :
انحلال شعب و دفاتر نمایندگی به دو شکل انجام خواهد شد :
انحلال اختیاری : انحلال اختیاری دفتر نمايندگي و شعبه ، با تصويب مجمع عمومي تشکل مرکزي امکانپذير است . درخواست انحلال اختياري مي تواند از سوي دفتر نمايندگي ، شعبه و يا هيات مديره تشکل مركزي به مجمع عمومي پيشنهاد شود.
انحلال اجباری : درصورت عدم رعایت قوانین و مقررات جاری کشور و يا عدم رعايت مفاد اين دستورالعمل از سوي شعب و دفاتر نمايندگي و يا تشکل مرکزي ، هيات هاي نظارت مي توانند به موضوع رسيدگي نموده و موافقت نامه شعبه يا دفتر نمايندگي را باطل نمايند.
ماده ۱۹ :
دفاتر نمایندگی و شعب ، دارای پروانه فعالیت و شخصيت حقوقي مستقل نمي باشند و دراين رابطه وابسته به تشکل مرکزي خواهند بود . درصورت موافقت با تاسيس شعبه و دفتر نمايندگي ، "موافقت نامه" هیات نظارت استان یا شهرستان ذیربط ، طبق فرم پیوست اين دستورالعمل صادر مي شود.
ماده۲۰ :
موضوع فعالیت شعب و دفاتر نمایندگی ، مطابق با موضوع فعالیت مندرج در پروانه فعاليت تشکل مرکزي مي باشد و عنوان آن در موافقت نامه شعبه يا دفترنمايندگي درج خواهد شد . براين اساس مسئولين دفتر نمايندگي و شعب مي بايست از متخصصين و يا ذينفعان مرتبط با موضوع فعاليت تشکل باشند.
ماده ۲۱ :
هیات مدیره تشکلهایی که قصد ايجاد شعبه و دفتر نمايندگي دارند مي بايست مقررات مربوط به روند تاسيس و نظارت بر فعاليت شعب و دفاتر نمايندگي را در قالب "دستورالعمل یا آئین نامه داخلی " تنظیم نموده و پس از تصویب مجمع عمومی تشکل به مورد اجرا گذاشته شود.
ماده ۲۲ :
ایجاد شعبه یا دفتر نمایندگی در خارج از کشور ، مستلزم اخذ مجوز از کميته تخصصي مندرج در ماده ۲۹ تصويب نامه هيات وزيران ، مي باشد و علاوه بر شرايط مندرج در ماده ۷ اين دستورالعمل ، مي بايست مدارک زير به دبيرخانه کميته مذكور مستقر در وزارت كشور ارائه شود :
- طرح توجیهی جهت فعالیت در خارج از کشور
- طرح توجیهی مبنی بر نحوه تامین منابع مالي و اجرايي موردنياز براي فعاليت در خارج از کشور
- مشخص نمودن گروه هدف و مخاطبین در خارج از کشور
- مشخصات مسئول دفتر نمایندگی یا شعبه .
ماده ۲۳ :
ایجاد شعبه یا دفتر نمایندگی توسط سازمانهاي مردم نهاد خارجي (NGOs خارجی ) در کشور ایران ، مستلزم اخذ مجوز از کمیته تخصصی مندرج در ماده ۲۹ تصویب نامه هيات وزيران ، مي باشد . شناسایی NGOs خارجی و صدور مجوز بر اساس شرایط و مدارک ذیل می باشد :
الف – سازمان در یکی از کشورهای جهان رسما به ثبت رسیده و داراي ماهيت غيردولتي ، غيرانتفاعي ، غيرسياسي و عام المنفعه باشد .
ب – داشتن اساسنامه و آگهی ثبت (به ۲ زبان فارسی و انگلیسی) ، به تائيد وزارت خارجه جمهوري اسلامي ايران
ج – عدم مغایرت اهداف و فعالیت ها با قوانین و مقررات جمهوری اسلامي ايران .
د – ارائه پروژه و طرح توجیهی جهت فعالیت در کشور ایران .
ه – یک نسخه گزارش عملکرد و سوابق فعالیتهای موسسه .
تبصره : ثبت شخصیت حقوقی شعب و دفاتر نمایندگی موسسات مشمول اين ماده ، براساس قوانين و مقررات جاري کشور انجام خواهد شد.
ماده ۲۴ :
کلیه تشکلهای مردم نهاد که قبل از تصویب این دستورالعمل ، داراي شعبه يا دفتر نمايندگي بوده و تاکنون نسبت به اخذ مجوز(موافقت نامه) از هيات نظارت محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي اقدام ننموده اند ، مي بايست حداکثر ظرف مدت۶ ماه ، به دبیرخانه هیات نظارت ذیربط مستقر در استانداری يا فرمانداري محل فعاليت شعبه يا دفتر نمايندگي مراجعه کرده و طبق مقررات اين دستوالعمل ، درخصوص دريافت موافقت نامه شعبه يا دفتر نمايندگي اقدام نمايند.
ماده ۲۵ :
این دستورالعمل مشتمل بر تعداد ۲۵ ماده ، ۲ تبصره و یک پیوست ( نمونه موافقت نامه تاسیس و فعالیت دفتر نمایندگی و شعب تشکلهاي مردم نهاد) در جلسه مورخ ۲۲/۸/۱۳۹۵ "هیات نظارت کشور" به تصویب رسید و برای کلیه تشکلهاي مردم نهاد و هيات هاي نظارت لازم الاجراست.
رئیس هیات نظارت کشور
بسمه تعالی
موافقت نامه تاسیس و فعالیت دفتر نمایندگی و شعب تشکلهاي مردم نهاد
باعنایت به درخواست موسسه ......................................................................................... به شماره ثبت........................................ ، مبنی بر تاسیس شعبه / دفتر نمایندگی موسسه مذکور در شهرستان / استان .................................................................. و معرفی نامه شماره ............................................................. مورخ .............................................................................. وزارت کشور/استانداری ، موضوع در جلسه شماره .................................... .مورخ ............................... هیات نظارت استان / شهرستان ....................................................................................................... مطرح و با فعالیت شعبه / دفترنمایندگی مذکور موافقت گردید.
مدت اعتبار این موافقت نامه از تاریخ صدور به مدت یک سال می باشد و موضوع فعاليت شعبه / دفترنمايندگي در موضوع ...................................................................................................................................... متمرکز خواهد بود.
مشخصات هیات مدیره شعبه / یا/ رئیس دفتر نمايندگي : ...........................................................................................................................................................
نشانی شعبه / دفتر نمایندگی : ...........................................................................................................................................................
رئیس هیات نظارت استان/شهرستان
امضا – مهر